Het projectplan vormt de kern van een fondsaanvraag. In dit plan worden alle facetten van het project besproken, zodat het fonds na het lezen ervan precies weet wat het project inhoudt. Voor iedere fondsaanvraag wordt een projectplan op maat geschreven, maar een aantal gedeeltes kunnen voor alle aanvragen gebruikt worden. Met behulp van onderstaande uitleg helpen we je op weg om een goed projectplan te schrijven.
Opbouw projectplan
Een goed opgebouwd projectplan bevat in ieder geval de volgende elementen:
• Een aansprekende titelpagina met een goed verzorgde lay-out en mooi beeldmateriaal.
• Een inhoudsopgave.
• Een inleiding waarin het onderwerp, de probleem- en doelstelling van het project worden beschreven en de opbouw van het projectplan zelf.
• Informatie over de organisatie, waaronder de NAW-gegevens.
• Waarom: De aanleiding en de probleemstelling van het project. Waardoor ben je op het idee voor het project gekomen? Waarom denk je dat er behoefte is aan dit project en waarom is het urgent?
• Wat: Wat zijn de doelstellingen en de beoogde resultaten van het project? Het is belangrijk om deze resultaten SMART te formuleren: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
• Wie: Wie zijn de doelgroepen die je met je project wil bereiken? Beschrijf het profiel van je doelgroep: aantal, identiteit, herkomst, leeftijd, opleidingsniveau, etcetera.
• Waar: Wat is de locatie of wat zijn de locaties waar het project plaatsvindt?
• Een plan van aanpak. Omdat dit gedeelte het belangrijkste en meest complexe onderdeel van het projectplan is, wordt op dit onderdeel verderop in deze uitleg dieper ingegaan.
• Een begroting en een dekkingsplan. Ook op dit onderdeel wordt hierna dieper ingegaan.
• Referenties, indien aanwezig. Misschien heb je een aanbevelingsbrief van een ambtenaar of een ander prominent figuur, of kan je de contactgegevens aanleveren van een persoon met wie je eerder succesvol hebt samengewerkt?
• Overige documentatie zoals beeldmateriaal, plattegronden, etcetera. Door mooie foto’s van eerdere projecten, tabellen en grafieken toe te voegen aan je projectplan komt het project voor de lezer meer tot leven.
Plan van Aanpak
In het Plan van Aanpak breng je onder woorden hoe je het project precies gaat aanpakken. In dit plan kan je ingaan op de volgende onderwerpen:
• Werkwijze. Hoe ga je het project precies vormgeven en uitvoeren, en welke activiteiten zijn daarmee gemoeid?
• Samenwerkingspartners. Met welke partners werk je samen, en waarom juist met deze? Wat is hun track record? Heb je al eerder met hen samengewerkt, en wat was daarvan het resultaat?
• Beoogde resultaten. Welke resultaten hoop je met het project te bereiken? Dit kunnen concrete resultaten zijn zoals X aantal bezoekers, maar ook resultaten zoals het bereiken van een nieuwe specifieke doelgroep kunnen hier genoemd worden.
• Tijdsplanning. Van welke tot welke datum loopt het project, en is het project eventueel in fases op te delen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de fases voorbereiding, pilotfase, uitvoering en evaluatie.
• Projectorganisatie. Welke personen binnen je eigen organisatie zijn betrokken bij het project, en welke rol vervullen zij? Wie is bijvoorbeeld beslissingsbevoegd, wie is de projectleider en wie is de contactpersoon richting de fondsen?
• Communicatie. Stel een communicatie- en publiciteitsplan op waarin je uiteenzet welke middelen worden ingezet om het project te communiceren, op welk moment en richting welke doelgroepen. Ga ook in op het effect van jullie reguliere communicatiemiddelen. Noem bijvoorbeeld het aantal volgers op Twitter, het aantal nieuwsbriefabonnees en je de grootte van je fanbase via Facebook.
• Impactmeting. Hoe stel je vast of het project is geslaagd en of het de beoogde impact heeft? Het is belangrijk om hiervoor indicatoren vast te stellen. Denk aan absolute grootheden (aantallen bezoekers), relatieve grootheden (een percentage van de deelnemers) en/of trends (een groei van het aantal bezoekers). Breng ook je meetinstrumenten in kaart zoals interviews en financiële instrumenten.
• Evaluatie. Hoe ga je het project tussentijds en achteraf evalueren? Denk hierbij niet alleen aan je eigen organisatie maar ook aan je samenwerkingspartners en je doelgroep(en).
Het is belangrijk dat alle onderdelen uit je Plan van Aanpak SMART zijn geformuleerd. Neem de lezer mee in je verhaal en zorg ervoor dat hij na het lezen van het plan precies weet wat het project inhoudt en hoe het wordt uitgevoerd.
Begroting
Een goede en sluitende begroting is van cruciaal belang voor een fondsaanvraag en zal zwaar meewegen in de beslissing van het fonds om een bijdrage wel of niet toe te kennen. In het projectplan moet een begroting van het project worden opgenomen, geen organisatiebegroting. Vaak wordt als bijlage om een jaaroverzicht gevraagd, dus de algemene cijfers komen daarin aan bod. Bij het opstellen van een begroting kan je aan de 5 M’s denken:
• Munten. Hoe ziet de financiering eruit?
• Mensen. Hoeveel personen worden ingezet voor het project? Denk hierbij ook aan eventuele freelancers en vrijwilligers.
• Middelen. Welke apparatuur en andere middelen zijn nodig?
• Media. Welke communicatiekanalen worden ingezet voor het project?
• Massa. Dit is je netwerk, waar ook de samenwerkingspartners onder vallen.
Een fonds betaalt niet graag voor overhead. Indirecte kosten moeten via een interne verrekensystematiek in de kostprijs van mensen en middelen zijn verwerkt. Zorg voor een goede balans is tussen transparantie en teveel details. In het laatste geval zal je ook alle details moeten verantwoorden in je eindafrekening. Neem ook een post onvoorzien van 5-10% in je begroting op.
Dekkingsplan
In je dekkingsplan geef je aan hoe je de begroting dekkend krijgt. Fondsen zijn nagenoeg altijd een aanvullende financier, dus het is belangrijk dat je een zo breed mogelijke financieringsmix aan bod laat komen in je dekkingsplan. Denk aan posten als een eigen bijdrage (dit is vaak een eis vanuit fondsen), subsidie, bedrijfssponsoring, crowdfunding, bijdragen van vrienden en sponsoring in natura. Ook is het belangrijk om alle aan te schrijven fondsen op te nemen in het dekkingsplan met het bijbehorende bedrag. Let op: voor veel fondsen is het belangrijk dat het dekkingsplan precies de begroting dekt. Dit leidt vaak tot een “schaduwbegroting” voor intern gebruik, want de kans dat alle fondsen precies het gevraagde bedrag toekennen is niet groot. Houd er rekening mee dat fondsen met elkaar communiceren, dus breng een eenduidig verhaal naar buiten dat voor alle partijen klopt.