Veel organisaties ontvangen subsidie en geld vanuit fondsenwerving voor het realiseren van diverse projecten. Niet altijd vraagt de geldgever naast een financiële verantwoording om een uitgebreide evaluatie van het project zelf.

Bij grotere subsidietoekenningen is een uitgebreidere evaluatie wel vaak een vereiste.

Evaluatie

Hoe schrijf je nou een goede evaluatie en hoe bereid je dit voor? Waarmee moet je al aan de voorkant rekening houden om na afloop van een project te evalueren? Wat kan een evaluatie opleveren voor je eigen organisatie? En hoe weet je nou of je project een succes is?

Of je project een succes wordt hangt af van verschillende factoren. Door – tussentijds én achteraf – goed te evalueren kom je erachter welke factoren dat zijn.

Naast verantwoording afleggen aan de geldgever kan een evaluatie inzicht verschaffen aan de interne organisatie, de verschillende stakeholders en de achterban. Evaluaties zijn ook onderdeel van goed bestuur, de beleidscyclus en de verantwoording over bestedingen.

Een goede evaluatie helpt je bij het ontwikkelen van beleidsplannen en financieringsstrategie.  Bovendien zorgt een evaluatie voor het realiseren van draagvlak en betrouwbaarheid bij de financiers en andere stakeholders, het krijgen van duurzame relaties en het creëren van kansen voor fondsenaanvragen in de toekomst. 

Terms of Reference

Om een evaluatie uit te voeren kun je een zogenaamde Terms of Reference opstellen. Een ToR is niets anders dan een taakomschrijving waarin je de volgende zaken beschrijft.

1) Achtergrond en aanleiding van het project

2) Reden en gebruiksdoel van de evaluatie

Hierin vertel je voor wie de evaluatie is bestemd. Denk hierbij aan de volgende stakeholders:

• geldgevers zoals fondsen, sponsors, vrienden, gemeente
• raad van toezicht/bestuur
• media
• samenwerkingspartners
• interne organisatie

De resultaten van de evaluatie kunnen worden gebruikt om:

• Verantwoording af te leggen aan de subsidiegevers, sponsors en donateurs over de besteding van de middelen en het realiseren van de doelstellingen van het project. Transparante communicatie over de investeringen en het verloop van een project dragen bij aan hun vertrouwen.
• De relevantie, impact en effectiviteit van het project te meten
• Aandachtspunten op te stellen, knelpunten te signaleren en te komen tot aanbevelingen voor de organisatie en financiering van soortgelijke projecten in de toekomst. Ook kun je met een tussentijdse evaluatie je project daar waar nodig bijstellen of de subsidiegever informeren over veranderingen in je project, planning etc.
• Samenwerkingen te realiseren
• Financiering te realiseren voor volgende projecten

3) Onderzoeksdoel en vragen

Stel de doelen van het evaluatieonderzoek vast en bepaal de onderzoeksvragen die hieruit voortvloeien. Houd rekening met voor wie de evaluatie is bedoeld en wat de motivatie was van je fondsen- of subsidieaanvraag.

Geef aan welke zaken in ieder geval in de evaluatie aan de orde moeten komen. Kijk hierbij naar de voorwaarden waaraan het project moet voldoen, op welke gronden de financiering is toegekend en de eisen die de financier heeft gesteld. Stel dat schaalbaarheid van het project een eis was of het aanboren van nieuwe doelgroepen, ga hier dan ook op in.

De onderzoeksvragen beginnen vaak met waar, wie, wanneer, hoeveel, waarmee, waaraan etc.

Het is aan te bevelen de onderzoeksvragen te verdelen naar deelvragen op het gebied van:

• Activiteiten
• Relevantie
• Effectiviteit
• Doelmatigheid.

Zie aan het einde van deze voorbeelden van onderzoeksvragen en deelvragen.

4) Reikwijdte en representativiteit

Kijk hoe groot en representatief je de evaluatie wilt/moet maken. Dit hangt mede af van de eisen van de subsidie/geldgever maar ook van de interne doelstellingen die je hebt. Zie onder 2) Gebruiksdoel van de evaluatie.

5) Aanpak en Methoden van onderzoek

Je kunt voor je evaluatie verschillende methoden van onderzoek gebruiken:  Interviews, vragenlijsten, bijeenkomsten, participatieve observatie, foto’s, filmpjes, informatie uit registratie, mediawaarde, aantal clicks op website, nieuwsbrief, bereik social media, testimonials etc.  Kijk ook welke stakeholders je wil betrekken in je onderzoek?

6) Organisatie/begeleiding/planning/budget

Stel vast wie intern verantwoordelijk is voor de evaluatie? Doe je de evaluatie als aanvrager zelf of besteed je deze uit? Neem de kosten van de evaluatie op in de projectbegroting en zorg dat dit in verhouding is met de omvang en reikwijdte van het project.

Heb je een kleine organisatie of drijft de organisatie op vrijwilligers overweeg dan een student aan te trekken die de evaluatie doet als onderzoeksproject.

7) Follow up

Stel leer- en aandachtspunten voor toekomstige projecten en je interne organisatie op. Gebruik de resultaten voor de beleids- en financiering strategie voor de komende jaren.

Conclusie

Ook al vraagt de geldgever geen uitgebreide evaluatie, het is wel zeer verstandig er één op te stellen vanuit goed bestuur, de beleidscyclus en verantwoording over bestedingen.

Bovendien zorgt een evaluatie voor het realiseren van draagvlak en betrouwbaarheid bij de financiers en andere stakeholders, het krijgen van duurzame relaties en het creëren van kansen voor fondsenaanvragen in de toekomst.  Een evaluatie geeft daarmee niet alleen inzicht in de resultaten en effecten van een project maar legt ook een stevig fundament voor de toekomst.

Voorbeelden van onderzoeksvragen zijn:

• Welke impact heeft het project gehad op de verschillende doelgroepen?
• Is de doelstelling zoals geformuleerd in de fondsenaanvraag gerealiseerd?
• Zijn de resultaten behaald zoals je die vooraf voor ogen had?
• Hoeveel mensen zijn bereikt?
• Waaraan is het geld uitgegeven?
• Motiveer waarom wel/niet.
• Wat waren eventueel belemmerende factoren?
• Welke leerpunten zijn er ten behoeve van toekomstige projecten?
• Moeten we onze strategie bijstellen?

Voorbeeld vragen met betrekking tot activiteiten

• Hoe en in welke mate waren de diverse stakeholders betrokken in het project?
• Zouden we de doelstelling ook met andere activiteiten gerealiseerd kunnen hebben?
• Sluit het project aan op andere projecten die wij doen?

Voorbeeld vragen met betrekking tot relevantie

• Hoe beoordelen de  bezoekers/het publiek, de media en de geldgevers de kwaliteit en de beleving van het project/de expositie/de voorstelling?
• Sluiten de activiteiten aan bij de behoeften van de doelgroep?
• Wat is de maatschappelijke of financiële impact geweest van de activiteiten?
• Wat is het korte termijn effect van het project geweest? Denk aan gedragsverandering, ander publiek dat je hebt aangetrokken specifiek door deze activiteit?
• Kunnen we met onze activiteiten ook aansluiten op projecten van andere culturele/maatschappelijke instellingen?

Voorbeeld vragen met betrekking tot effectiviteit

• Dit betreft vragen inzake het realiseren van de output en de mate waarin de doelstellingen van het project zijn bereikt (outcome).
• Hoeveel voorstellingen zijn er uitgevoerd/wat was de duur van de expositie?
• Wat is het bereik van het project/expositie/voorstelling in aantallen en doelgroepen?
• Wat is de impact van  het project/expositie/voorstelling op de verschillende doelgroepen?
• Welke effecten van het project/expositie/voorstelling ervaren de diverse stakeholders?
• Wat betekent  het project/expositie/voorstelling qua organisatie (tijd, capaciteit)?
• Welke factoren zijn van invloed geweest, in positieve of negatieve zin, op de doelbereiking?
• Welke onverwachte, positieve of negatieve, effecten heeft het project gehad?
• Welke media aandacht heeft het project/expositie/voorstelling gekregen?

 Voorbeeld vragen met betrekking tot doelmatigheid

• In hoeverre faciliteert of belemmert de huidige wijze van financiering het realiseren van de doelstellingen van onze organisatie?
• Wat waren de totale projectkosten en hoe is het bedrag besteed?
• Is de organisatie voorbereid op de komende vier jaar?