Eind 2016 organiseerde Theater de Meervaart met behulp van Wijzer Werven hun eerste crowdfundingcampagne. Met de crowdfundingcampagne “Mijn stoel is OP!” wist het theater, binnen 5 weken, het doelbedrag van € 20.000,- ruimschoots binnen te halen. In dit artikel gaan we per fase in een crowdfundingcampagne in op de belangrijkste aandachtspunten. Daarnaast leggen we steeds de link met hoe Theater de Meervaart dit heeft aangepakt. Waarom was deze campagne zo succesvol en welke learnings kunnen we uit het traject van Theater de Meervaart halen? Laten we beginnen bij het begin..

VOORBEREIDINGSFASE
De voorbereidingsfase duurt tot aan de lancering van je campagne. Hoe lang dit traject duurt hangt af van de campagne. Het belangrijkste doel tijdens deze fase is het bekendmaken van jouw crowdfundingcampagne en je crowd enthousiast en betrokken maken voor de campagne. Daarnaast is een gedegen planning van belang en het toetsen van je ideeën waarmee je vervolgens je propositie kunt aanscherpen.

Theater de Meervaart

• Voorbereidingsfase besloeg zes maanden
• Weekplanning opgezet, met elke week een grote activatie (de crowdfundingactie duurde 5 weken)
• Intern draagvlak creëren, iedereen op de hoogte brengen van de actie en vragen om input
• Creatieve tegenprestaties vormgeven en toetsen binnen het projectteam en bij intimi
• Ambassadeurs aanhaken, waarbij Roue Verveer de belangrijkste schakel was en de hoofdrol speelde in de wervingsboodschap. Zie het filmpje hieronder.
  
  

LANCERINGSFASE
Een goede start is van cruciaal belang voor de geloofwaardigheid van je campagne. Tijdens deze eerste dagen van je campagne dient een aanzienlijk deel van het doelbedrag opgehaald te worden. In deze fase doneren je warmste contacten. Deze zogenoemde intimi heb je al tijdens je voorbereidingsfase gemobiliseerd en gevraagd te doneren zodra de campagne gelanceerd is.
Als dit succesvol verloopt kun je jouw intimi door middel van een persoonlijk bericht vragen de campagne te verspreiden onder hun eigen netwerk.

Theater de Meervaart

• Intimi werden telefonisch gevraagd direct te doneren bij het online gaan van de campagne. Binnen een aantal dagen stond de teller daarom op 20%
• Donateurs kregen een (persoonlijk) bedankbericht. De e-collecttool stuurt automatisch een bedankbericht, maar omdat de intimi zo belangrijk zijn werd deze groep bedankt met een persoonlijke mail van een medewerker van Theater de Meervaart. Met sommige donateurs werd zelfs telefonisch contact gezocht.
• Lancering op Social Media; Facebook (bereik 14.000) en Twitter (bereik 3.400). Zie het voorbeeld hiernaast.
• Activatie binnen de organisatie, zodat iedereen binnen het theater op de hoogte was van de crowdfundingcampagne
• Intimi gevraagd de campagne te promoten. Zowel online als offline

HOOFDFASE
De hoofdfase van de campagne kenmerkt zich door het uitbreiden van je netwerk. Je intimi treden op als ambassadeur en je zet al je middelen in om je minder warme contacten te bereiken. Het is essentieel dat de campagne van de grond is en een deel van het doelbedrag is opgehaald anders gelooft deze groep van minder warme contacten niet in het behalen van de doelstelling(en). Daarnaast is het van belang om je donateurs betrokken te houden. Dit zorgt ervoor dat de donateurs zich verbonden voelen en zich ongevraagd inzetten als ambassadeur.

Theater de Meervaart

• Direct mailing gestuurd naar de database (30.000) van Theater de Meervaart
• Offline activaties in het theater, zoals fysieke spaarpot in het café, flyers en banners bij de ingang en personeel dat gasten attendeerde op de crowdfundingactie. Zie de video hieronder voor meer offline activaties, die Theater de Meervaart heeft ingezet.
• Intimi op de hoogte gehouden door middel van nieuwsbrief, social media en direct contact
• Er werd een artikel geplaatst in de regionale nieuwsbrief
• Bekende cultuurmakers gingen op de foto met een activatieboodschap, zoals: Roué Verveer en Ronald Goedemondt. Deze werden gedeeld via de nieuwsbrief, website en Social Media. Dit zorgde voor geloofwaardigheid van de campagne en leverde nieuwe donaties op.
• Er werd gesproken met lokale ondernemers. Kunnen jullie bijdragen of de actie op een andere manier ondersteunen?
• Donateurs werden gevraagd de actie te delen met derden
  

AFRONDINGSFASE
Naast de livegang is de afrondingsfase de spannendste fase van de campagne. Ga je het doelbedrag halen? Wie kunnen er nog doneren? Wat moet ik nog doen voor die laatste procenten?
Het is belangrijk dat in deze fase het merendeel van het doelbedrag is opgehaald. De donateurs die nu doneren geloven alleen in slagen van het project als meer dan 50% is opgehaald. Haal nogmaals de urgentie van het project aan en vraag om hulp.
Zorg er in deze fase ook voor dat succes wordt uitgelicht, maar benadruk dat je er nog niet bent. Donateurs zijn wellicht bereid om nogmaals te doneren, zodat de campagne waar zij aan hebben bijgedragen slaagt.

Theater de Meervaart

• Partners werden gevraagd te ondersteunen. Met als resultaat een donatie van € 2.000,- van een leverancier
• Op Social Media werd een oproep geplaatst dat het doelbedrag bijna was behaald, maar dat er nog net iets meer nodig was
• De unieke tegenprestaties werden nog eens uitgelicht

POST CROWDFUNDINGFASE
Je hebt jouw doelbedrag bereikt en dat is super goed nieuws. Echter, hier stopt de campagne niet. Naast het uitvoerig vieren van het behalen van het doelbedrag en het bedanken van je donateurs is het een uitgelezen mogelijkheid om de crowd verder aan je te verbinden. Dit doe je in de eerste plaatst door je donateurs op de hoogte te houden van de vorderingen van het project waar je donaties voor gevraagd hebt. Daarnaast dienen de donateurs hun tegenprestaties te ontvangen.

Theater de Meervaart

• Donateurs krijgen een gepersonaliseerde mail met daarin hun tegenprestatie
• In de nieuwsbrief wordt het succes van de actie uitgelicht en de ‘next steps’ besproken

OVERIGE AANDACHTSPUNTEN

• Houd goed bij hoeveel een persoon heeft gedoneerd en vooral wie niet. Als je ziet dat een intimi of ander warm contactpersoon nog niet gedoneerd heeft kun je hem/haar persoonlijk benaderen. Ook voor volgende campagnes is deze informatie van belang. Zo kun je bepaalde groepen met de juiste content benaderen.
• Laat nadrukkelijk de voortgang zien via social media, de nieuwsbrief en de crowdfundingpagina. Bij Theater de Meervaart werd elke mijlpaal gevierd. Met name Social Media en direct mailing werd hiervoor ingezet. Na ieder bericht liep het aantal donaties op.
• Monitor goed welke (communicatie-)acties het beste werken. Bij Theater de Meervaart bleek na de nieuwsbrief en sommige Social Media posts de donaties op te lopen. Aan het einde van de campagne heeft Theater de Meervaart de berichtgeving geïntensiveerd, om nog meer aandacht voor de campagne te genereren.
• Pas je campagne aan indien nodig en mogelijk. Let hierbij op dat het kleine aanpassingen zijn. Grote aanpassingen leidt soms tot afbreuk van de geloofwaardigheid. Theater de Meervaart koos ervoor om een tijdelijke tegenprestatie in het leven te roepen toen de donaties terugliepen. Dit werd gepromoot als tijdelijk en uniek, waardoor donateurs werden overgehaald te doneren.
• Blijf feedback vragen van donateurs. Naast betrokkenheid en nieuwe ideeën voor de campagne levert het soms ook nieuw netwerk op.
• Spreek je potentiële ambassadeurs via diverse kanalen aan; on- en offline. Dit verhoogt de betrokkenheid.
• Laat donateurs aan het woord; via social media, crowdfundingplatform en in de nieuwsbrief. Hierdoor creëer je geloofwaardigheid onder potentiële donateurs.
• Probeer BN’ers aan je campagne te verbinden en jouw campagne te laten delen. Ook dit zorgt voor meer geloofwaardigheid.