Tijdens het fondsenwervingsproces is het onvermijdelijk dat je op een gegeven moment de telefoon moet pakken om een prospect te bellen en hem of haar te overtuigen van het belang van jouw instelling of propositie. Het is aan te raden om “koude contacten”, dat wil zeggen contacten bij wie je niet eerst door een gemeenschappelijke contactpersoon bent geïntroduceerd,  zo veel mogelijk te vermijden. Het praat nu eenmaal gemakkelijker als de persoon aan de andere kant van de telefoon is voorbereid op je telefoontje en je welwillend te woord wil staan. Toch kan cold calling, mits goed uitgevoerd, veel resultaat opleveren. In onderstaande uitleg geven we je aantal tips hoe je cold calling optimaal kunt inzetten.

Stap 1: Formuleer een goede pitch

De eerste 20 seconden van het telefoongesprek zijn cruciaal. Op basis van deze seconden vormt de ander zich een beeld en beslist op basis daarvan of hij/zij het gesprek wil voortzetten. Let daarom op de volgende zaken:

• Je stem. Onderschat niet het belang van een opgewekte stem. Het is wetenschappelijk bewezen dat het goed werkt om staand of lopend en lachend te bellen, want dit klinkt door in je stem.
• Je pitch. Formuleer een zin die de volgende opbouw volgt: begin met een groet in combinatie met een introductie van jezelf. Refereer aan iets wat te maken heeft met de prospect, zeg iets positiefs over je instelling en maak een soepele overgang naar een open vraag. Een voorbeeld: “Goedemorgen, met X van instelling X. Ik las in de Volkskrant dat jullie je partnership met voetbalclub X hebben opgezegd omdat jullie je meer op cultuur willen richten. Wij zijn als culturele instelling bezig om onze banden met het bedrijfsleven te versterken, dus ik ben erg benieuwd wat uw beweegreden zijn om cultuur te steunen.”
• Laat de ander praten. Het is belangrijk dat je na je pitch stil bent en je gesprekspartner aan het woord laat. Het is verleidelijk om, als de ander niet meteen reageert, de stilte te vullen met zinnen die je pitch afzwakken. Durf je mond te houden!

Stap 2: Bereid een script voor

Scripts oplezen doen ze bij callcenters. Toch kan een voorbereid script veel houvast bieden in een gesprek en kan het als leidraad fungeren.  Neem relevante informatie over je instelling op in het script in korte zinnen. Formuleer open vragen waarmee je je gesprekspartner kunt verleiden om uit te weiden over zijn eigen bedrijf of persoon. Bedenk mogelijke bezwaren en formuleer alvast argumenten om deze bezwaren te kunnen weerleggen.

Stap 3: Lees je goed in

Lees je goed in de prospect in, zowel op bedrijfs- als op persoonsniveau. Gebruik de website van het bedrijf, LinkedIn en nieuwswebsites. Probeer op voorhand te achterhalen wie er bij het bedrijf verantwoordelijk is voor sponsoring. Vaak is dat het hoofd Corporate Communications, bij kleinere bedrijven de directeur. Let bij je onderzoek op de volgende zaken:

•       De kernwaarden en de missie van het bedrijf.
•       Actuele ontwikkelingen zoals het binnenhalen van een nieuwe opdracht of juist dat er veel ontslagen zijn gevallen.
•       De bestaande sponsor- en partnerships van het bedrijf.
•       Indien bekend is wie je contactpersoon is: het curriculum vitae van je contactpersoon, inclusief eventuele nevenfuncties.

Stap 4: Kies een geschikt moment

Er is veel onderzoek gedaan naar de beste momenten om iemand telefonisch te kunnen bereiken. Qua dagen zijn dinsdag en donderdag het meest geschikt. Op maandag staan er over het algemeen veel vergaderingen gepland. Woensdag is voor veel werknemers een parttime-dag, en op vrijdag worden er ook vaak geen hele dagen gemaakt en is men vaak al bezig met het weekend. Qua tijdstip blijkt dat je vroeg in de ochtend (8:00-9:30) en laat in de middag (16:00-17:30) de meeste kans hebt om iemand te bereiken. Tijdens de lunch (12:00-14:00) zijn de meeste mensen niet te bereiken.

Stap 5: Maak van de poortwachter een bondgenoot

CEO’s en directeuren beschikken in de regel over een secretaresse. Deze secretaresse beheert de agenda en treedt op als poortwachter. Hij/zij beslist of een telefoontje wordt doorverbonden of niet. Een van de grootste fouten is dan ook om de secretaresse te willen passeren. Richt al je pijlers op de secretaresse en neem hem/haar mee in je verhaal. Vraag bijvoorbeeld: “Ik vroeg me af of u me wellicht kunt helpen. Ik bel namens X en ben op zoek naar X. Heeft u enig idee hoe ik dit het best kan aanpakken?”. Als de secretaresse zich serieus genomen voelt is de kans groter dat hij/zij zich voor je zal inspannen.

Stap 6: Zorg voor een follow up

Als je eenmaal de juiste persoon aan de lijn hebt is het belangrijk om je doel goed voor ogen te hebben. Het gaat erom dat je de interesse van de ander wekt en op gesprek mag komen, niet dat je meteen de deal sluit. Zet hoog in en vraag of je een afspraak mag inplannen om een en ander nader toe te lichten. Als de ander dit afhoudt en vraagt om informatie toe te sturen, vraag dan: “In welke informatie bent u specifiek geïnteresseerd? En wanneer zal ik opnieuw contact opnemen om met u over de informatie van gedachten te wisselen?”. Bied de ander niet gelijk een uitweg. Zorg er altijd voor dat je een nieuw contactmoment afspreekt, live of telefonisch, en neem ook daadwerkelijk op dat moment contact op. Dit maakt je een betrouwbare gesprekspartner.

Stap 7: Houd alle informatie goed bij

Houd alle informatie die je verkrijgt goed bij. Als de secretaresse aangeeft dat de persoon in kwestie nooit werkt op vrijdag, sla dit dan ergens op zodat de secretaresse je niet een week later op vrijdag hetzelfde moet vertellen. Als je contactpersoon aangeeft dat ze op dit moment in zwaar weer verkeren, vraag daar dan de volgende keer naar. Laat merken dat je goed hebt geluisterd en dat je je gesprekspartners serieus neemt.

Cold calling is een kwestie van veel oefenen. Vraag aan je collega’s of je een paar keer een met ze mag oefenen, waarbij zij de rol van poortwachter of van CEO op zich nemen. Veel succes!