Vrijwilligersmanagement

Vrijwilligers kunnen positief bijdragen aan de strategische en operationele doelen van een organisatie, sterker nog: er zijn succesvolle organisaties die alleen op vrijwilligers draaien. Ook culturele instellingen maken regelmatig gebruik van vrijwilligers. De vraag die in de praktijk veel naar voren komt is: hoe vind ik nu de vrijwilliger en hoe bind ik de vrijwilliger aan mijn organisatie?

Vrijwilligersmanagement is een gestructureerde manier om het werken met vrijwilligers in beeld te krijgen en beleid te formuleren. Management van vrijwilligers gaat eigenlijk altijd over het managen van motivatie en verwachtingen. Een helder geformuleerd vrijwilligersbeleid vormt de basis voor het omgaan met vrijwilligers. Deze kennismodule bestaat uit twee delen. Dit deel gaat over de relatie tussen cultureel ondernemerschap en vrijwilligers. Deel twee gaat in op het werken met vrijwilligers in de praktijk.

Strategie, structuur en cultuur

De sleutel tot cultureel ondernemerschap is volgens Ernst Veen ‘het vermogen van een directeur of bestuur om enthousiasme en passie uit te stralen en er op die manier voor te zorgen dat anderen worden geraakt en willen realiseren wat jij voor ogen hebt. Jouw droom wordt hun droom. Zorg ervoor dat vrijwilligers de maatschappelijke waarde van jouw droom inzien’.

Stap 1: Bepaal je missie

Vrijwilligers die zich verbinden aan de missie van de instelling of organisatie zijn het meest betrokken. Ze zetten zich vaak langere tijd en op meerdere manieren in, ook bij tegenslagen. Het hoe en wat van een organisatie is voor hen minder belangrijk. Het gaat om ‘dat we er samen iets aan doen’ of ‘het samen voor een ander doen’.

Bij de bepaling van de missie geef je antwoord op de vraag:

Waarom zijn we er en doen we wat we doen? Hulpvragen hierbij zijn:

• Wat is je doel en je drijfveer?
• Wat is je visie en waarom doen we iets?

Stap 2: Bepaal je visie op vrijwilligers

“Zonder verbinding tussen de bestaansgrond van de organisatie en de visie op de bijdrage van vrijwilligers, zal het vrijwilligerswerk zielloos zijn” (Heinsius, 1998). Visie op het gebied van vrijwilligers zorgt voor duidelijkheid binnen de organisatie over hoe met vrijwilligers wordt gewerkt, zowel voor de beroepskrachten als voor de vrijwilligers zelf.

Bij de bepaling van de visie op vrijwilligersbeleid geef je antwoord op de vraag:

Waarom werken we met vrijwilligers? Hulpvragen hierbij zijn:

• Wat is de toegevoegde waarde van het vrijwilligerswerk/de vrijwilligers?
• Welk verband ligt er tussen de doelstellingen van de organisatie en het vrijwilligerswerk?
• Welk verband ligt er tussen de missie en het vrijwilligerswerk?

Stap 3: Bepaal de positie van de vrijwilligers

Vrijwilligers doen specifieke werkzaamheden binnen de organisatie en hebben op grond daarvan specifieke rechten en plichten. Bepaling van de positie van de vrijwilligers binnen de organisatie geeft duidelijkheid, voorkomt wrijving, conflicten, ongelijke behandeling tussen vrijwilligers onderling en tussen de beroepskrachten en de vrijwilligers. De positie wordt weergegeven in een organogram (organisatieschema, hoe hebben we het georganiseerd).

Bij de positionering geef je antwoord op de volgende vragen:

• In welke onderdelen van de organisatie zijn vrijwilligers actief?
• Wie stuurt de vrijwilligers binnen de onderdelen van de organisatie aan?
• Wie is verantwoordelijk voor de werkzaamheden van de vrijwilligers?
• Wat zijn de rechten en de plichten van de (verschillende soorten) vrijwilligers?
• Bestaan er vrijwilligersovereenkomsten, afsprakenformulieren?
• Bestaat er beleid ten aanzien van verschillende doelgroepen (allochtonen, jongeren, langdurig werklozen, ……) en hoe ziet dat eruit?

Stap 4: Bepaal de cultuur van je organisatie

Mensen die zich verbinden aan andere mensen binnen de organisatie zijn net zo betrokken als degene die zich verbinden aan de missie van de instelling. De organisatiecultuur geeft aan hoe we met elkaar omgaan. Cultuur uit zich in uiterlijkheden en in diepgevoelde waarden. De cultuurkant is vaak de meest onderbelichte kant van de organisatie terwijl dit de meest kritische succesfactor is voor het aantrekken en behouden van vrijwilligers. Dit wordt wel de informele kant van de organisatie genoemd en is regelmatig belangrijker dan de formele kant.

In de praktijk komen de volgende culturen voor:

• de mensgerichte cultuur (medewerkers staan centraal);
• de innovatieve cultuur (ontwikkeling veel nieuwe producten of diensten staat centraal);
• de beheers gerichte cultuur (regels en procedures zijn belangrijk);
• de resultaatgerichte cultuur (het eindproduct staat centraal).

Bij de bepaling van de cultuur van de organisatie geef je antwoord op de volgende vragen:

• Wat willen we zijn?
• Hoe gaan we met elkaar om?
• Wat zijn onze gebruiken en rituelen?
• Hoe wordt er verbinding gemaakt binnen de organisatie?
• Zijn we mens of prestatiegericht?

Stap 5: Bepaal de stijl van leidinggeven

Goed management stimuleert het enthousiasme van vrijwilligers en draagt daarmee bij aan de optimalisering van hun inzet voor het doel van de organisatie. Door professionalisering van het vrijwilligersmanagement (gericht op de persoon en type vrijwilliger (zie deel twee vrijwilligersbeleid), lees maatwerk) zal de organisatie doelmatiger en effectiever kunnen werken waardoor er beter wordt omgegaan met vrijwilligers en ze behouden blijven. Een juiste organisatiestructuur en -cultuur is hierbij van groot belang.

Vervolg

Meer weten over het werken met vrijwilligers in de praktijk? Lees deel twee van deze kennismodule: Vrijwilligersbeleid – Het werken met vrijwilligers in de praktijk.