Vrijwilligersbeleid: Het werken met vrijwilligers in de praktijk

11.12.2016

2016-12-11

Vrijwilligersbeleid

Zoals in deel één vrijwilligersmanagement aangegeven kunnen vrijwilligers positief bijdragen aan de strategische en operationele doelen van een organisatie. Goed vrijwilligersmanagement stimuleert het enthousiasme van vrijwilligers en draagt daarmee bij aan de optimalisering van hun inzet voor het doel van de organisatie. Wat weten we eigenlijk van vrijwilligers en hoe werkt het nu in de praktijk?

Het werken met vrijwilligers in de praktijk

Is er nog toekomst voor vrijwilligerswerk? Wat voor type vrijwilligers zijn er? Hoe werf je vrijwilligers? Hoe begeleid, motiveer en school je ze? Welke faciliteiten stel je ter beschikking? Hoe waardeer en beloon je ze? Wanneer en hoe neem je afscheid? Juist nu is het belangrijk om het maken en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid in de vingers te krijgen. Door te investeren in het maken van beleid voor het binnenhalen, belonen en (ver)binden van vrijwilligers aan de organisatie zullen potentiële vrijwilligers zich sneller binden en bestaande vrijwilligers zich langer willen verbinden.

Feiten over vrijwillige inzet

Tussen de 30 en 40% van 18 jaar en ouder doet vrijwilligerswerk met een gemiddelde tijdsbesteding van vier à vijf uur per week per vrijwilliger. Ongeveer even veel vrouwen als mannen nemen hieraan deel. Een vrijwilliger is gemiddeld wat ouder, hoger opgeleid, blanker, drukker, ‘rijker’ en meer in dorpen dan in grote steden. De ‘nieuwe’ vrijwilliger (een op de drie) is minder snel gebonden aan de organisatie, is eerder op zoek naar kortdurend en projectmatig vrijwilligerswerk, switcht makkelijker tussen organisaties en ziet het werk als iets leuks te doen en van te leren. Echter de ‘oude’ vrijwilliger is nog steeds in de meerderheid en zet zich voor langere tijd in met een redelijk aantal uren, trouw aan de instelling omdat ze vinden dat het hoort. Daarnaast bestaat er nog verplicht vrijwilligerswerk (opgelegd door de gemeente) en werknemersvrijwilligerswerk (maatschappelijk betrokken ondernemen).

Het percentage wat vrijwilligerswerk doet is hoger dan in de jaren zeventig van de vorige eeuw.

Concrete verklaringen voor het moeilijk kunnen vinden van vrijwilligers zijn:

  • de bekende vindplaatsen en automatismen zijn verdwenen (van kerk naar werk, schoolplein, sportclub)
  • tijd is schaars (goed management en combineren van tijd)
  • identiteit en imago van vrijwilligerswerk (veranderen identiteit)

Niet het aantal vrijwilligers vermindert, wel de manier waarop we ze inzetten.

Type vrijwilligers en motivatie

In de praktijk worden er vier typen vrijwilligers onderscheiden:

  1. Ondernemers: zien het vrijwilligerswerk als een uitdaging en een manier om zichzelf te ontwikkelen.
  2. Stimulatoren: zien vrijwilligerswerk eveneens als een omgeving vol kansen en uitdagingen, maar daarbij hebben zij behoefte aan acceptatie en erkenning van hun omgeving.
  3. Dienstverleners: zoeken in het vrijwilligerswerk rust en zekerheid, gericht op sociale acceptatie.
  4. Regelaars: zijn erg betrokken bij de organisatie, zoeken rust en zekerheid, trekken graag verantwoordelijkheid en controle naar zich toe.

De motivaties van vrijwilligers kunnen onderverdeeld worden in drie hoofdcategorieën:

  • het is juist
  • het is leuk en uitdagend
  • het loont

Bij elke vrijwilliger spelen deze motieven mee.

Vrijwilligersbeleid in de praktijk

Niemand zal zich inzetten voor een organisatie die niet duidelijk kan maken wat zij voor elkaar wil krijgen en hoe ze dat wil doen. Zie hiervoor deel een: vrijwilligersmanagement. In aansluiting hierop kunnen de volgende stappen worden ondernomen om tot een vrijwilligersbeleid van de organisatie te komen.

Stap 1: Binnenhalen (werving en selectie)

Betrokkenheid is de sleutel. Voordat iemand kiest om zich vrijwillig in te zetten, is er eerst al iets anders gebeurd: mensen zijn of worden betrokken. Al die betrokkenen zijn onderdeel van de brede achterban van de organisatie. Denk hierbij aan bestuursleden, huidige vrijwilligers, donateurs en vrienden. Gebruik deze achterban voor het in kaart brengen van potentiële vrijwilligers en leg dit vast in een netwerkkaart. De stap die vervolgens gezet moet worden is om deze betrokkenheid om te zetten naar actie, het aangaan van een relatie. Als er inzicht is in de achterban, wie op welke manier betrokken is en op welke motivaties ingespeeld moet worden om mensen te verleiden, wordt het tijd om de ruil te bepalen: wat hebben wij te bieden en wat verwachte we daarvoor terug?

Voor het werven kan gebruik worden gemaakt van de wervingscirkel:

  • wat je wilt bereiken (doel)
  • wie je wilt bereiken (doelgroep)
  • wat je USP’s zijn, wat je wilt vertellen en wat je hebt te bieden (boodschap)
  • welke weg je volgt (middel/activiteit) en hoe ga je het organiseren

Stap 2: Begeleiden

Een goede begeleiding van vrijwilligers kost tijd en aandacht, maar het verdient zichzelf snel terug. Het zorgt namelijk voor gemotiveerde vrijwilligers, die door de begeleiding en scholing hun taken goed kunnen uitvoeren. Bovendien zorgt het voor meer betrokkenheid bij de organisatie, waardoor vrijwilligers zich langer voor de organisatie blijven inzetten. Het worden ambassadeurs van je organisatie.

Stap 3: Basisvoorwaarden

Regel overlegmomenten, bepaal op welke wijze de vrijwilliger inspraak heeft en wat de randvoorwaarden voor de vrijwilligers zijn. Vergeet niet dat van de organisatie wordt verwacht dat zij de vrijwilligers verzekeren. Leg de afspraken vast in een overeenkomst en bepaal of er sprake is van een onkostenvergoeding dan wel een vrijwilligersregeling. Let hierbij op de wettelijke regeling die van toepassing is.

Stap 4: Belonen

Aandacht besteden aan belonen en waarderen van vrijwilligers kan op vele manieren. Dit kan in de vorm van concrete attenties (bijeenkomst, presentje), symbolisch (getuigschrift, website vermelding, referenties, relaties of certificaat) of een schouderklopje.

Stap 5: Beëindigen (vertrek en afscheid)

Vrijwilligers vertrekken vanwege verschillende redenen. Maar hoe lang of hoe kort hun vrijwilligersloopbaan ook is geweest, of wat de aanleiding voor het vertrek ook is, zowel vrijwilliger als organisatie hebben belang bij een goed afscheid. Vraag altijd naar de oorzaak van het vertrek. Het kan ook voorkomen dat de organisatie van een vrijwilliger afscheid wil nemen. Bespreek dit met de betrokkene(n), praten over de mogelijkheden en grenzen moet een gewoonte worden binnen de organisatie. Bedenk wel dat elke vrijwilliger die met een goed gevoel vertrekt een ambassadeur is voor de organisatie.

Stap 6: Evaluatie vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid maken is één: achterhalen of dit beleid daadwerkelijk uitgevoerd wordt en of de gewenste doelstellingen gerealiseerd worden, is twee. Het leren van de praktijk leidt tot een continu proces van beleidsvorming en verbetering. Betrek je vrijwilligers bij de evaluatie en durf te leren. Gebruik hiervoor een systematiek die dicht bij jezelf en de organisatie ligt.

Nadere informatie

www.movisie.nl

www.verenigingen.nl

www.vrijwilligerswerk.nl

www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/vrijwilligerswerk

Meer weten over vrijwilligersmanagement? Lees deel één van deze kennismodule: Vrijwilligersmanagement – Strategie, Structuur en Cultuur.

 

 

1210