De Governance codes schrijven voor dat het functioneren van de Raad van Toezicht/Bestuur* jaarlijks geëvalueerd moet  te worden. Een toezichthoudend orgaan dient met enige regelmaat zowel zijn eigen functioneren in totaliteit als dat van de individuele leden te toetsen en te bespreken. Want aan wie legt de Raad formeel verantwoording af over het eigen functioneren? En denk aan de ‘tone at the top’, goed voorbeeld doet goed volgen. Een jaarlijkse evaluatie bevordert de professionalisering door open te blijven staan voor leren en ontwikkeling. Vanuit haar toezichthoudende rol heeft de Raad als belangrijke taak het goedkeuren van besluiten van directie. Daarnaast heeft de Raad richting deze directie een belangrijke adviserende functie. Het mag duidelijk zijn dat de rol van de toezichthouder op maatschappelijk organisaties een groeiende verantwoordelijkheid kent. Om de rol van toezichthouder goed te kunnen vervullen is het belangrijk dat de leden zowel over de juiste individuele kwaliteiten beschikken maar ook dat zij als team effectief kunnen samenwerken.

Een periodieke (zelf)evaluatie is één van de principes voor goed bestuur voor goede doelen: “De Raad van Toezicht zorgt voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie van zijn functioneren, met dien verstande dat de raad van toezicht ook zorgt voor evaluatie van het bestuur indien de organisatie beide organen kent. Daarin meegenomen wordt het beeld dat andere relevante organen van het functioneren van het bestuur/de raad van toezicht hebben. De Raad van Toezicht legt de uitkomsten en afspraken voortkomend uit de (zelf)evaluatie vast, gaat ermee aan de slag en rapporteert er over in het jaarverslag.”(Code Wijffels).

Individuen en organisaties gaan veelal beter functioneren als structureel stil wordt gestaan bij hun functioneren; dat er kritisch gekeken wordt naar de manier waarop gewerkt wordt en hoe er besluiten worden genomen. Het is van groot belang om de evaluatie grondig uit te voeren, ook als het goed gaat met de organisatie en het – ogenschijnlijk wellicht – goed gaat met het toezicht. Juist dan is reflectie op het functioneren, en het vragen en geven van terugkoppeling van belang.

Hoe goed dat functioneren daadwerkelijk is, blijkt waarschijnlijk pas in tijden van spanning en crisis, maar dan ontbreekt meestal de distantie die nodig is om een faire en degelijke evaluatie uit te voeren. Het is een gezamenlijk proces van terugkijken, reflecteren, beoordelen en leren. Een evaluatieproces dat antwoord geeft op vragen: hoe effectief functioneert de Raad als collectief, hoe effectief gaan de leden met elkaar om en zijn processen van informatieverzameling, meningsvorming, besluitvorming en beïnvloeding effectief. Behalve dat het geheel effectief moet functioneren, ligt er ook de vraag of het proces ook voldoet aan de reglementen? Onderwerpen die in een reguliere vergadering meestal niet aan de orde komen. 

De jaarlijkse zelfevaluatie kan in verschillende vormen gehouden worden. Zoals interviews, enquêtes, vragenlijsten, bespreking onder begeleiding van een deskundige. Het doel van de zelfevaluatie is mede bepalend voor de wijze waarop. 

De vragen in een zelfevaluatie zijn toegespitst op een vast aantal onderwerpen:

• De inrichting en werkzaamheden van bestuur of raad van toezicht
• De rollen van leden van bestuur of raad van toezicht
• De interactie binnen bestuur of raad van toezicht, met de directie, met medewerkers en andere stakeholders
• De vergaderingen
• Besluitvorming
• Teameffectiviteit

In een aparte vergadering bespreekt de Raad de resultaten van de evaluatie. De resultaten van de zelfevaluatie geven input voor de te maken afspraken naar de toekomst toe. Bij de zelfevaluatie een jaar later kan dan bezien worden of de afspraken gerealiseerd zijn. 

Elke organisatie is anders en heeft zo haar eigen aandachtspunten. In de resultaten zie je dat ook terug. Voorbeelden van verbeterpunten zijn ondermeer: herinrichting bestuursmodel, opstellen profiel, inhoudelijke kwaliteit van de discussies, jaarlijkse check op de verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan de hand van de statuten, portefeuille verdeling binnen de Raad, feitelijke beschikbare tijd en commitment van de individuele leden, gebruik van het netwerk van de Raad.

Via Google zijn diverse vragenlijsten op het internet gratis te vinden. Daarnaast zijn er diverse advies organisaties die dit ook als dienst aanbieden.

* De eigen organisatiestructuur maakt dat u i.p.v. Raad van Toezicht Bestuur kunt lezen.