Goed bestuur en toezicht: naar een toekomstbestendige culturele sector

Er wordt in Nederland veel aan goede doelen gegeven, met als gevolg dat maatschappelijke instellingen midden in de schijnwerpers staan. Net als bij de overheid en bedrijfsleven wordt de laatste decennia steeds meer nadruk gelegd op governance. Dit is de wijze waarop je als culturele instelling relaties met interne en externe stakeholders vormgeeft, maar ook de wijze waarop de doelstellingen worden bepaald, behaald en gemonitord.

In de culturele sector is in diverse gedragscodes en (deels wettelijke) regelingen vastgelegd hoe culturele instellingen zich behoren op te stellen en te gedragen. Ze moeten aantonen wat hun bijdrage is aan de samenleving. Maar hoe weet je als culturele instelling of je jouw governance goed werkt? Een governance scan biedt uitkomst.

Het nut van een governance scan

Een governance scan maakt zichtbaar hoe uw culturele instelling intern en extern is gestructureerd, hoe u zich verhoudt tot uw stakeholders, inclusief de rol richting de samenleving en (potentiële) gevers. Voldoet zij aan de geldende regels en codes, is er sprake van een duidelijke structuur, een heldere rolverdeling en adequate verantwoordingsinstrumenten? Sluit de governance aan op de doelstelling en de huidige situatie van de culturele instelling?

Uiteindelijk valt en staat het met het gedrag van het bestuur, de toezichthouder en medewerkers van de culturele instelling. Een goede analyse op basis van de codes en regelingen waaraan u wilt of moet voldoen, biedt mogelijkheden voor concrete verbeteringen van bestuur en toezicht. Dat vereist goede inhoudelijke, betrouwbare en vergelijkbare informatie. Een kritische, externe blik kan daarbij helpen. Ook al lijkt alles intern goed geregeld, de blik van buiten leidt tot andere vragen en geeft nieuwe inzichten.

Waar moet uw organisatie op letten?
Governance is voor veel organisaties een regelmatig terugkerend onderwerp. Het is belangrijk om na te gaan of uw organisatie voldoet aan de regels en principes van goed bestuur en toezicht (good governance). Maak daarom een analyse van uw organisatie waarbij de volgende thema’s aan de orde kunnen komen (met enkele voorbeeldvragen):

Missie en doelstelling

• Zijn de missie en doelstellingen van uw organisatie duidelijk beschreven en actueel?

Organen van de organisatie

• Is er een heldere functiescheiding (bestuur, toezichthouden en directie) en is die nog toereikend?
• Zijn de procedures, verantwoordelijkheden en termijnen inzake benoemingen duidelijk vastgelegd?

Besturen

• Zijn de activiteiten voldoende gericht op het statutaire of reglementaire doel?
• Welke concrete programma’s en activiteiten zijn er in het
  (meer-jaren)beleidsplan en de begroting beschreven?
• Staan de beheerskosten en de kosten voor fondsenwerving in redelijke verhouding tot de doelbestedingen?

Toezicht houden

• Is er preventief toezicht en toezicht achteraf?
• Is er een actueel overzicht van risico’s voor de organisatie en de wijze waarop daarmee wordt omgegaan?
• Zorgt de toezichthouder voor een jaarlijkse (zelf)evaluatie?

Verantwoording en transparantie

• Wordt er helder gerapporteerd over de naleving en eventuele afwijking van de voor uw organisatie geldende regels en codes (‘comply or explain’)?
• Is het voor (potentiële) gevers duidelijk hoe de middelen worden besteed?

Wettelijke verplichtingen

Sinds 2014 gelden aanvullende (transparantie)eisen voor het verkrijgen en behouden van de ANBI-status. Hoewel organisaties op zich, zonder al te veel inspanning, aan deze eisen kunnen voldoen, hebben veel organisaties hun zaken nog niet op orde. De Belastingdienst controleert in toenemende mate of organisaties (nog) wel in aanmerking komen voor de ANBI-status en heeft al diverse toekenningen ingetrokken.

Op korte termijn is ook een wijziging van het Burgerlijk Wetboek te verwachten. Dit leidt, naar verwachting, tot strengere regels voor (hoofdelijke) aansprakelijkheid van bestuurders en toezichthouders bij verenigingen en stichtingen bij misstanden en nalatig handelen.

Gedragscodes

Naast de ANBI-regelgeving zijn er ook vele gedragscodes, zoals het Reglement CBF-keur, de Richtlijn RJ 650 of de Gedragscode van de Vereniging van Vermogensfondsen in Nederland. In 2016 is de SBF-Code Goed Bestuur in werking getreden, die wordt onderschreven door vermogensfondsen, kerkelijke instellingen en fondsenwervende organisaties. De SBF Code Goed Bestuur vervangt oudere gedragscodes. Deze code bevat gedifferentieerde normen die zijn toegesneden op de soort en de omvang van de filantropische instelling. Zo zijn de normen voor kleinere organisaties, met beperkte inkomsten en uitgaven, minder strak dan die voor grotere organisaties.

Kortom

Goed bestuur en toezicht worden steeds belangrijker. Een goede, periodieke analyse van de governance draagt bij aan een scherper toekomstperspectief en de verdere professionalisering van de instelling. Bovendien beperken goed bestuur en toezicht de kans op (reputatie)schade, want de maatschappij is een kritische toeschouwer geworden.