Deze kennismodule veronderstelt dat u geen commerciële vereniging of stichting bent, dan gelden er namelijk andere regels.
Deze kennismodule veronderstelt dat u het jaarverslag schrijft uit oogpunt van verantwoording afleggen. In de praktijk combineren culturele instellingen het jaarverslag ook met marketing- en communicatiedoelen. Vanuit wet- en regelgeving, jaarverslaggevingsregels en andere ‘verantwoordingsregels’ leidt dit nog wel eens tot ongewenste spanningen. Ons advies is om per doel te kijken of het jaarverslag het meest geschikte document is.

Bijna alle culturele instellingen schrijven een jaarverslag. De variatie in jaarverslagen is groot. Van enkele pagina’s met een opsomming van activiteiten en financiën tot complete boekwerken waarin verslagen van Raden van Toezicht en bestuurders, uitgebreide beschrijving van activiteiten met foto’s, tabellen en grafieken van geleverde prestaties en complete jaarrekeningen met accountantsverslagen zijn opgenomen. Dat er een jaarverslag moet zijn, is niet de vraag. Iedere instelling met een (culturele) ANBI status (voor meer informatie zie onze kennismodule ‘do’s en dont’s rondom de ANBI status’) is verplicht om een actueel jaarverslag te publiceren. Maar wat moet er eigenlijk (minimaal) in het jaarverslag staan? Deze kennismodule neemt u mee in de wereld van wet- en regelgeving en jaarverslaggevingsregels die van toepassing zijn op uw jaarverslag.

Wat moet er in het jaarverslag?

De basis voor het jaarverslag vindt u in het Burgerlijk Wetboek Titel 9. Het wetboek regelt dat het bestuur van de culturele instelling binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een jaarverslag beschikbaar heeft. Verplichte onderdelen van het jaarverslag zijn:

• Bestuursverslag: het bestuur doet verslag over de algemene gang van zaken;
• Jaarrekening: balans en staat van baten en lasten met een toelichting hierop en ondertekening door bestuurders en eventuele leden Raad van Toezicht.

In tegenstelling tot andere rechtsvormen, schrijft het wetboek geen verdere verplichtingen voor aan bestuursverslag en jaarrekening van verenigingen en stichtingen. Dit betekent dat u vrij bent in het schrijven van uw jaarverslag. Tenzij …

Wat zegt de subsidiënt of (financierings-)relatie?

Subsidies of andere (financiële) bijdragen gaan vaak gepaard met voorwaarden waaraan voldaan moet worden om toekenning definitief te maken. “Jij krijgt van mij (financiële) middelen, dan wil ik van jou een tegenprestatie.” In deze voorwaarden is geregeld op welke wijze de subsidiënt of relatie verantwoording wil krijgen. Vaak is dit een jaarverslag met daarin de gerealiseerde activiteiten en prestaties en de bijbehorende financiën. Als u te maken heeft met deze vereisten aan het jaarverslag dan is dit voor u een verplichting. U bent niet langer vrij om te bepalen wat er (minimaal) in het jaarverslag moet staan.

De meeste culturele instellingen ontvangen subsidies of andere bijdragen van verschillende instanties. Dat is fijn voor een sterke financieringsmix, maar voor het jaarverslag kan het vervelend zijn als hun eisen van elkaar afwijken. De instelling moet dan kiezen of meerdere jaarverslagen te maken of één jaarverslag met alle informatie, waardoor de leesbaarheid kan verminderen. Ons advies is om in onderhandelingen met subsidiënten of relaties ook kritisch te kijken naar de eisen die ze stellen aan het jaarverslag (verantwoording). Probeer deze zoveel mogelijk in lijn met elkaar te brengen. Een hulpmiddel dat u hierbij kunt inbrengen is het toepassen van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ)

De Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving hebben als doel om jaarverslagen te uniformeren en daarmee beter vergelijkbaar te maken. Een bijkomend pluspunt is dat het toepassen van de richtlijnen het werk voor controllers en accountants makkelijker maakt. En dat is weer in uw financiële voordeel. Voor culturele instellingen zonder winststreven (bij bezit van anbi-status is dit een vereiste) is Richtlijn 640 van toepassing. Deze Richtlijn geeft aan:

• Wat er in het jaarverslag moet staat
  • Bestuursverslag
    • Statutaire naam, vestigingsplaats en rechtsvorm
    • Omschrijving doelstelling
    • Samenstelling bestuur en directie
    • Verslag van de activiteiten
  • Jaarrekening
    • Balans, met vergelijkende cijfers vorig boekjaar
    • Staat van baten en lasten, met vergelijkende cijfers vorig boekjaar
    • Toelichting op balans en staat van baten en lasten
  • Kasstroomoverzicht (Aanbevolen)
  • Accountantsverklaring (Indien van toepassing)
• Hoe onderdelen in het jaarverslag gepresenteerd moeten worden (modell)
  • Bv onderscheid bestemmingsfonds en bestemmingsreserve. Bestemmingsfonds gebruik je voor geoormerkte giften. Het bestuur bepaalt of voor een   bepaalde bestemming, bv vermogen wordt gereserveerd;
• Hoe onderdelen in het bestuursverslag en met name in de jaarrekening bepaald (gewaardeerd) moeten worden
  • Bv Toegezegde nalatenschappen mogen pas als bate worden verantwoord als de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld.

En hoe zit het nu met de accountantscontrole?

Of een organisatie accountantscontrole op haar jaarrekening moet laten uitvoeren is geregeld in het Burgerlijk Wetboek Titel 9. Daarover hebben we in het begin van deze kennismodule geconstateerd dat deze voor het grootste deel niet van toepassing is voor culturele instellingen. Culturele instellingen hebben dus geen wettelijke accountantscontroleplicht. Net als bij het jaarverslag kan het wel zijn dat voorwaarden van subsidiënten of relaties accountantscontrole voorschrijven. De accountantscontrole richt zich dan op de voorwaarden van de subsidie of andere bijdrage, maar hoeft geen gehele jaarrekeningcontrole te zijn. Raden van Toezicht of bestuurders van (middel)grote culturele instellingen vragen wel eens om vrijwillige accountantscontrole om zekerheid bij de cijfers uit de jaarrekening te krijgen. Klopt het wat er staat? Bedenk dus goed of en waarom u accountantscontrole nodig heeft. Wellicht kunt u volstaan met het laten samenstellen van uw jaarrekening, wat goedkoper is.

Tips

• Let op de vereisten aan het jaarverslag door subsidiënten of relaties. Probeer in de onderhandelingen deze vereisten zoveel mogelijk gelijk te krijgen, zodat u kunt volstaan met het opstellen van één jaarverslag.

• Maak vanuit uw wensen aan en vereisten door subsidiënten/relaties richtlijnen voor administratie en registraties in de culturele instelling. Hiermee voorkomt u dat bestaande informatie moet worden omgebouwd naar informatie die geschikt is voor het jaarverslag.

• Vanaf 2016 moet ook uw KvK-nummer in het jaarverslag staan.

• Wees kritisch of en waarom u accountantscontrole laat uitvoeren.

Aandachtspunt

Er zijn culturele instellingen die bepaalde activiteiten, bijvoorbeeld horeca of verhuur, onderbrengen in een besloten vennootschap (BV) die onder verantwoordelijkheid van de instelling valt. In het jaarverslag van de stichting komen dan zowel de culturele als de BV-activiteiten. Als de BV-activiteiten vallen onder de definitie ‘onderneming’ uit de Handelsregisterwet (en dat is al heel snel het geval) moet de stichting het jaarverslag opstellen conform de veel zwaardere eisen van het Burgerlijk wetboek en is Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 630 Commerciële stichtingen en verenigingen van toepassing. Laat u dus goed adviseren voordat u een BV onder uw stichting hangt.