Om in aanmerking te komen voor een structurele of eenmalige bijdrage van een vermogensfonds, stichting of loterij moet er veel werk verricht worden. Je hebt te maken met een complexe en tijdrovende aanvraagprocedure. Er wordt een gedegen projectplan gevraagd, er moeten allerlei documenten aangeleverd worden zoals beleidsplannen en jaarrekeningen en ook het on- en/of offline invullen van de aanvraagformulieren kost veel tijd. Het is daarom raadzaam om zo effectief mogelijk te werk te gaan en vooral veel tijd te investeren in de meest kansrijke trajecten.

Vermogensfondsen, stichtingen en loterijen, voor het gemak vanaf nu fondsen genoemd, nemen alleen aanvragen in behandeling die voldoen aan alle formele criteria. Zo eisen de meeste cultuurfondsen dat de aanvraag vanuit een private rechtspersoon zoals een stichting of een vereniging wordt ingediend, dat het project in Nederland moet plaatsvinden, etcetera. Daarnaast is het voor een cultuurfonds belangrijk dat het project aansluit bij de doelstelling(en).

Match met doelstellingen?

In sommige gevallen, zoals bij Stichting Zabawas (www.zabawas.nl), zijn de doelstellingen vrij algemeen geformuleerd: “De Stichting kan geldelijke steun verlenen aan personen en/of instellingen die een algemeen belang beogen op het gebied van Cultuur, Natuur, Geneeskunde, Sport en Educatie. Het is de bedoeling dat verstrekte donaties de Nederlandse samenleving ten goede komen.” Op dit vlak kan de fondsenwervende instelling zich onderscheiden. Enerzijds is het een uitdaging om de match tussen het project en het fonds vast te stellen. Ook al formuleren fondsen het vaak algemener, ze hebben helder voor ogen wat voor soort projecten ze wel en niet willen ondersteunen. Het is aan de fondsenwerver om dit boven tafel te krijgen en daar de projectaanvraag op toe te spitsen.

Oriënterend gesprek

De beste manier om vast te stellen of een aanvraag kans van slagen heeft, is een inventariserend telefoongesprek met een adviseur van het fonds. Tijdens dit gesprek kan je je project presenteren en toelichten en kan je aan de adviseur vragen in hoeverre dit project aansluit bij de doelstellingen van het fonds. Als de doelstellingen van het project in grote lijnen overeenkomen met die van het fonds, kan de adviseur je helpen om een specifiek onderdeel van het project te labelen en verder uit te werken voor de aanvraag bij dat fonds. Dit onderdeel kan je in je projectplan meer naar voren laten komen, en je kunt er extra aandacht aan besteden in je begeleidende brief. Ook kan de adviseur je helpen om het aan te vragen bedrag te bepalen, omdat hij je project op basis van de omvang, impact, begroting etcetera kan vergelijken met andere projecten. Zo kan je je aanvraag veel gerichter toeschrijven op het fonds.

Lobby van tevoren

Bij de grotere fondsen zijn de adviseurs de poortwachters van het fonds. Zij bepalen uiteindelijk welk project wel of niet voorgelegd wordt aan het bestuur. Het kan daarom in je voordeel werken als jijzelf of iemand in je directe netwerk de adviseur persoonlijk kent, zodat het project al informeel aangekondigd kan worden en het idee in de week kan worden gelegd. Nog beter is het als de directeur in je netwerk zit, en je hem of haar kunt uitnodigen voor een kopje koffie om in informele sfeer je project toe te lichten. Het is sowieso aan te raden om het fonds uit te nodigen zodat de adviseur een goed beeld krijgt van wat er zich allemaal achter de schermen afspeelt en zodat je een persoonlijke band kunt opbouwen.

Lobby tijdens de aanvraagprocedure

Het gebeurt vaak dat de aanvraag bij een fonds nog loopt terwijl (de voorbereiding van) het project al is begonnen. Houd het fonds op de hoogte van alle ontwikkelingen. Zijn de eerste talenten voor de voorstelling gescout? Is de sloophamer in het gebouw gegaan? Zijn de tekeningen voor de nieuwe expositie gemaakt? Stuur de update, indien mogelijk met foto’s, naar het fonds.

Het is ook belangrijk om tijdens de aanvraagprocedure de fondsen op de hoogte te stellen van toekenningen van andere fondsen. Vaak wachten de kleinere fondsen op de grotere fondsen, waarbij een toekenning van een groot fonds als het ware als keurmerk voor het project fungeert. Bel dus, zodra je een toekenning binnen hebt, alle fondsen waarbij je nog een aanvraag hebt lopen. Dit vergroot de kans dat jouw aanvraag serieus in behandeling wordt genomen.  

Relatiebeheer achteraf

Als je een toekenning van een fonds hebt ontvangen, is het belangrijk dat je de afhandeling professioneel aanpakt. Stuur allereerst een bedankbrief of –mail. Stuur na afloop van het project de inhoudelijke eindevaluatie en de financiële verantwoording toe, recensies van het project, laat het fonds zien hoe zij met naam en toenaam zijn genoemd als partner van het project, etc.

Nog een laatste tip: behandel de adviseurs van fondsen niet als “geldpotjes” waar je alleen mee in contact treedt als je geld nodig hebt, maar als zakelijke relaties. Nodig ze uit voor premières en openingen, stuur ze een kerstkaart, de seizoensbrochure en laat je gezicht af en toe zien op de spreekuren die de grotere fondsen organiseren. Bouw een band op zonder dat er direct een geldvraag aan ten grondslag ligt, zodat je op een ander moment gemakkelijker een beroep op ze kunt doen.